SAMARINDA – Dalam upaya meningkatkan efisiensi administrasi dan mengurangi penumpukan dokumen fisik, Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur kini fokus pada implementasi digitalisasi arsip.
Langkah ini bertujuan untuk mempercepat proses pengelolaan dokumen dan memastikan data penting tetap terjaga dalam sistem yang lebih aman dan mudah diakses.
Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan bahwa digitalisasi arsip merupakan langkah penting untuk memodernisasi sistem administrasi di lingkungan pemerintahan.
Dengan mengurangi ketergantungan pada arsip fisik yang memakan ruang dan waktu, digitalisasi diharapkan dapat memperlancar pengelolaan dokumen serta mempermudah akses informasi.
“Selama ini, penumpukan dokumen fisik sering menghambat kelancaran administrasi. Dengan digitalisasi, kami bisa menghemat ruang penyimpanan dan mempercepat akses dokumen, yang pada gilirannya akan meningkatkan efisiensi kerja kami,” ujar Rasman.
Namun, Rasman menegaskan bahwa tidak semua arsip akan dipertahankan dalam format digital. Arsip yang sudah tidak relevan atau yang telah melewati masa simpan yang ditentukan akan dimusnahkan, sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.
Sementara itu, dokumen yang masih relevan dan dibutuhkan, terutama yang terkait dengan keperluan hukum atau administratif, akan disimpan dalam bentuk digital.
“Pemusnahan arsip fisik diperlukan untuk mengurangi beban administrasi. Namun, dokumen yang masih memiliki nilai penting akan tetap kami simpan dalam format digital untuk memudahkan akses di masa depan,” jelas Rasman.
Sebagian besar arsip yang dimusnahkan oleh Dispora Kaltim berasal dari periode antara tahun 2005 hingga 2011, saat digitalisasi arsip belum diterapkan secara luas. Meskipun arsip fisik tersebut dihancurkan, data penting yang terkandung dalam dokumen tersebut tetap dipertahankan dalam bentuk digital untuk menjaga keberlanjutan informasi yang relevan.
Rasman juga menambahkan bahwa digitalisasi arsip memberikan keuntungan lebih dalam hal keamanan. Arsip digital lebih mudah untuk dilindungi dengan sistem enkripsi dan pencadangan data yang meminimalisir risiko kerusakan atau kehilangan informasi yang penting.
“Dokumen digital dapat lebih mudah dilindungi dan diakses dengan cepat. Kami ingin memastikan bahwa informasi yang bernilai tetap aman dan tersedia ketika dibutuhkan,” katanya.
Dengan pesatnya perkembangan teknologi, Rasman optimistis bahwa digitalisasi arsip akan mendukung Dispora Kaltim dalam meningkatkan kinerja pemerintahan dan mempercepat proses administrasi.
Langkah ini diharapkan dapat memperkuat transparansi dan akuntabilitas di lingkungan pemerintahan daerah.
“Digitalisasi ini merupakan bagian dari upaya kami untuk mewujudkan pemerintahan yang lebih efisien, transparan, dan berbasis teknologi. Kami percaya ini akan membawa dampak positif dalam peningkatan kinerja administrasi kami,” pungkas Rasman.(adv)
