BONTANG – UPT Perlindungan Perempuan dan Anak (PPA) Kota Bontang melakukan pembenahan layanan administrasi keuangan dan kearsipan melalui aksi perubahan PELARI (Peningkatan Layanan Administrasi Keuangan dan Kearsipan).
Program tersebut dilaksanakan Kasubbag Tata Usaha UPT PPA Kota Bontang, Ery Yuliansyah, ST, sebagai implementasi Pelaksanaan Diklat Kepemimpinan Pengawas Angkatan I Tahun 2026 yang dilaksanakan di Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia Samarinda.
Ery mengatakan, PELARI dirancang untuk membangun kerja sama internal di lingkungan UPT PPA, khususnya dalam mendukung proses administrasi keuangan agar berjalan sesuai perencanaan.
“Melalui PELARI, kami ingin meningkatkan layanan administrasi keuangan dan kearsipan agar lebih tertib dan mendukung pelaksanaan tugas di lingkungan UPT PPA,” kata Ery.
Pembenahan administrasi keuangan dilakukan melalui pembentukan tim efektif dan pendampingan proses verifikasi surat pertanggungjawaban (SPJ). Langkah tersebut diperkuat dengan penyusunan SOP serta lembar verifikasi.
Menurut Ery, keberadaan SOP dan lembar verifikasi dibutuhkan untuk memastikan proses administrasi dari realisasi pengeluaran dalam SPJ dapat dilakukan lebih cepat dan akurat.
“Dengan adanya SOP dan lembar verifikasi, proses realisasi pengeluaran dalam SPJ diharapkan dapat berjalan lebih cepat dan akurat,” ujarnya.
Selain administrasi keuangan, PELARI menyasar penataan arsip khusus klien perempuan dan anak. Arsip diidentifikasi dan dipilah berdasarkan jenis kasus serta status klien, kemudian diberikan kode pada masing-masing arsip.
Dokumen tersebut juga diarahkan untuk disimpan dalam bentuk e-arsip serta ditempatkan di ruangan khusus arsip. Penataan dilakukan agar pengelolaan arsip sesuai dengan standar dan kaidah kearsipan.
“Pengelolaan arsip klien dilakukan dengan memilah berdasarkan jenis kasus dan status klien, memberikan kode, kemudian menyimpannya dalam bentuk e-arsip maupun di ruang khusus,” jelas Ery.
Penguatan kearsipan juga dilakukan melalui usulan pembentukan unit kearsipan 3 dan penunjukan tenaga pengelola arsip. Upaya tersebut menjadi bagian dari gerakan perubahan untuk meningkatkan layanan administrasi pada Subbagian Tata Usaha.
Di sisi lain, pembenahan administrasi keuangan diarahkan untuk meminimalkan temuan audit yang dapat memicu sanksi administrasi. Karena itu, tertib verifikasi dan akuntabilitas menjadi bagian penting dalam pelaksanaan PELARI.
Ery menegaskan, penataan kearsipan juga tidak terlepas dari upaya menjaga privasi serta penghormatan terhadap hak perempuan dan anak yang menjadi klien UPT PPA.
“Yang ingin diwujudkan adalah tertib verifikasi dan akuntabel dalam pengelolaan keuangan, sekaligus melindungi privasi dan menjaga arsip agar hak perempuan dan anak lebih terhormat,” pungkasnya.
